Les inscriptions et réinscriptions sont très longues et parfois très difficiles à mettre en place quand le nombre d’élèves ou d’étudiants augmente. Les technologies actuelles permettent de dématérialiser les inscriptions scolaires et de faciliter les demandes d’inscriptions dans les écoles. Comment et pourquoi digitaliser les inscriptions scolaires ?
Pourquoi digitaliser les inscriptions scolaires ?
Oui, digitaliser les inscriptions scolaires peut offrir de nombreux avantages, comme par exemple :
- Gagner du temps : Les formulaires d’inscription en ligne permettent aux participants de remplir et de soumettre leur demande d’inscription. Ils effectuent leur demande en quelques minutes, sans avoir besoin de se déplacer pour déposer des documents. Une bonne raison de dématérialiser les inscriptions scolaires !
- Gagner du papier : Plus besoin d’imprimer les multiples PDF et autres documents officiels, puisque le système sauvegarde en ligne le dossier complet. Une manière d’être plus écoresponsable !
- Etre plus précis : Les formulaires d’inscription limitent et minimisent les erreurs de saisie, et permettent une bonne gestion des listes d’attente
- Améliorer l’expérience utilisateur : Les parents peuvent remplir les formulaires d’inscription en ligne à tout moment et ce depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, ce qui offre une plus grande flexibilité et une meilleure expérience. Au passage, vous améliorez l’image de l’établissement !
- Améliorer la sécurité : La protection des données des participants est assurée en limitant l’accès aux informations sensibles.
Comment digitaliser vos inscriptions scolaires ?
Pour digitaliser les inscriptions scolaires, il faudra se doter d’un outil adapté. Ecole Futée propose un module communication et inscriptions prévu exclusivement pour digitaliser les inscriptions scolaires de votre établissement. Il vous permet de gagner du temps sur vos demandes de réinscriptions.
Tout d’abord, vous devez pouvoir adapter l’outil. Le logiciel doit permettre une vraie personnalisation de vos campagnes d’inscription. Les paramètres liés à vos inscriptions et réinscriptions de votre école doivent être à votre main, les contenus des formulaires également, pour dématérialiser les inscriptions scolaires correctement.
Ensuite, vous devez être capable de suivre les demandes d’inscriptions. L’outil doit vous permettre de suivre en temps réel les campagnes d’inscriptions et de réinscriptions. Vous pouvez changer l’état de chaque demande d’inscription (en attente, approuvé, préapprouvé, refusé). Vous devez visualiser l’ensemble des élèves en attente de réponse concernant leur admission dans l’école et par année scolaire.
Dématérialiser les inscriptions scolaires et les suivre !
De même, vous devez pouvoir constituer des vrais dossiers d’inscription. La plateforme doit vous permettre de dématérialiser les inscriptions scolaires et donc les dossiers administratifs directement en ligne. Il faut pouvoir constituer le dossier, créer des pièces à signer, relancer les familles ou les étudiants pour des pièces manquantes, apporter des commentaires…
De plus, il faut que vous puissiez gérer les signatures électroniques. Ecole Futée vous permet par exemple de faire signer les parents et responsables légaux, en ligne, via une brique de signature électronique. Là encore, pas besoin de papier, d’impression, de scan… La signature est conservée, le document est ajouté au dossier, y compris s’l s’agit d’un document financier ou d’un mandat SEPA.
Enfin, veillez à avoir un tableau de bord. En temps réel, le tableau de bord de suivi des inscriptions se complète. Effectifs par niveau, ratio garçons/filles, états des dossiers complétés vs les autres… Vous pouvez piloter d’un seul coup d’œil votre campagne !
