La signature numérique dans les gestions scolaires peut rendre de grands services. En effet, c’est un mécanisme permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique. Il en authentifie l’auteur, par analogie avec la signature manuscrite d’un document papier. Il permet surtout de générer des PDF signés de manière totalement dématérialisée, et de les archiver de façon automatique.
Qu’est ce qu’une signature électronique ?
La fiabilité du procédé de signature électronique est certaines, lorsque les conditions prévues par les textes sont respectées. C’est n’est donc pas Ecole Futée qui détermine la valeur de la signature.
En synthèse, la Loi définit deux types de signature :
- la signature électronique « simple » qui garantit le lien entre l’identification du signataire et l’acte auquel elle s’attache.
- la signature électronique sécurisée, considérée comme telle si elle satisfait aux exigences suivantes :
- être propre au signataire ;
- être créée par des moyens tels que le signataire puisse la garder sous son contrôle exclusif ;
- garantir, avec l’acte auquel elle s’attache, un lien tel que toute modification ultérieure de l’acte soit détectable.
La signature est encore plus fiable lorsqu’elle utilise un certificat électronique « qualifié », délivré selon une procédure de qualification. En général, c’est un organisme accrédité par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Informations ou une instance européenne équivalente.
Encadrée en 2016 par le nouveau règlement européen eIDAS (electronic IDentification, Authentification and trust Services), la signature électronique offre aujourd’hui un véritable cadre légal, appuyée par un haut niveau de sécurité qui lui permet d’avoir la même valeur juridique que la signature manuscrite.
Signature numérique dans les gestions scolaires : fiable ou pas ?
La signature numérique utilisée par les écoles est plus ou moins fiable. La différence de fiabilité va engager l’école :
- Soit la signature est probante, et la charge de la preuve d’une non-conformité incombe au signataire. Ce sera au parent d’un élève de l’école, par exemple, de justifier la contestation.
- Soit la signature est « simple » : la charge de la preuve de la fiabilité du procédé revient à l’école. C’est donc à l’éditeur de logiciel d’en démontrer l’identité.
Les signatures sur la plateforme Ecole Futée : la signature simple
Il existe deux types de signatures sur la plateforme Ecole Futée : la signature simple et la signature probante.
La définition de la signature électronique simple est assez large, elle peut donc être soumise à interprétation. Une signature simple peut donc se retrouver sous différentes formes : une signature manuscrite scannée, une case à cocher, une zone de signature, un code PIN, etc.
Cette solution ne permet pas d’identifier le signataire de manière univoque. Il s’agit donc du type de signature électronique qui offre le niveau de sécurité le plus bas.
Cependant, bien que la sécurité offerte par la signature électronique simple soit limitée, il s’agit aujourd’hui du type de signature le plus utilisé, car son utilisation est simple et rapide.
Les signatures sur la plateforme Ecole Futée : la signature probante
Le terme probant signifie tout simplement « qui prouve, qui est concluant ».
Via sa signature électronique sécurisée, Ecole Futée satisfait aux exigences suivantes :
- elle vous garantit que le signataire qui a opéré la signature est bien la personne connectée, ou, dans le cas d’une signature non connectée, stocke les informations d’identification probantes
- l’image de la signature cryptée en base 64
- la date et l’heure de la signature
- l’IP de la signature
- l’appareil enregistré pour signer
- elle vous garantit que l’on ne peut ni modifier, ni altérer l’acte auquel elle s’attache
La signature électronique est aujourd’hui une façon très sûre et juridiquement probante de signer un contrat. Ce procédé présente également l’avantage d’être quasi instantané (gain de temps) et de vous permettre de digitaliser les documents importants.
Chez Ecole Futée, les documents suivants sont tous signables (par les parents et/ou par la direction) :
- dans le module Communication et Inscription : formulaire d’inscription, adhésions à la charte ou au projet d’école, décharges, déclarations en mairie, engagements financiers, fiche médicale d’urgence, autorisation de droit à l’image ou de sortie
- le module Fonctions de base offre aussi quelques signatures : certificats de scolarité, certificats de radiation
- dans le module Evaluations et Bulletins, direction et parents d’élèves peuvent signer les bulletins trimestriels
