En tant que Directeur d’école ou Comptable, je peux administrer et paramétrer le système de facturation des différents frais (scolarité, cantine, uniforme …) et des moyens de paiement directement dans la plateforme Ecole Futée.
Le système va permettre de générer soit manuellement soit automatiquement des factures pour les familles selon des critères :
- les types de frais
- Les tranches de facturation
- Les périodicité de facturation
Les étapes à retenir pour bien paramétrer vos factures automatiques #
1ère étape : les paramètres de facturation automatique #
Depuis les réglages généraux de l’administration, je peux paramétrer les dates de génération automatique des factures, le format de numérotation des factures…
Je peux également personnalisé le pied de page pour ajouter les mentions légales qui seront sur ma facture.
Puis je peux paramétrer les tranches de facturation.
En fonction de critères qui lui sont propres, le Directeur d’école (ou le Comptable), va pouvoir établir une liste de tranches de facturation ce qui va permettre d’adapter les montants des frais à la situation de chaque enfant. Par exemple, en fonction du revenu de référence ou du nombre d’enfants, le montant des frais de scolarité peut être différent.
Depuis le menu Tranches de facturation du menu Administration, je vais donc pouvoir gérer le référentiel des tranches de facturation que je pourrai ensuite affecter aux élèves. La facturation est réalisée par élève. La vue affichée me permet de visualiser l’ensemble du référentiel des tranches de facturation. Par exemple, les données affichées sur ce tableau :
Enfin, je peux également paramétrer les articles soumis à la facturation automatique :
Désormais, je peux déterminer quel article est soumis à facturation automatique, et quel est le tarif spécifique fixé pour chaque tranche :
Je dois donc prendre garde à renseigner :
- si mon article est facturé automatiquement ou pas
- s’il est soumis à tranche ou pas
- sur quelle tranche il sera facturé (les élèves qui sont dans les tranches non cochées ne seront donc pas facturés pour cet article)
- le tarif auquel il sera facturé pour chaque fréquence
2ème étape : attribuer les paramètres de facturation aux élèves et aux parents #
En fonction du choix de la famille, le Directeur d’école (ou le Comptable), va pouvoir associer à chaque famille une préférence de facturation dans le système. 4 périodes sont possibles pour facturer automatiquement un type de frais à une famille :
- Annuelle : la famille ne sera facturée qu’une seule fois dans l’année
- Semestrielle : la famille sera facturée tous les semestres
- Trimestrielle : la famille sera facturée tous les trimestres
- Mensuelle : la famille sera facturée tous les mois
Il est possible de modifier la fréquence de facturation des parents depuis la fiche parents :
Je peux également le faire en masse depuis :
Associer les tranches de facturation des élèves :
3ème étape : une fois la génération automatique effectuée #
Vous pouvez contrôler les factures automatiques et les valider directement depuis « factures élèves ».
