Comment paramétrer la facturation et le paiement dans Ecole Futée

Nous allons vous expliquer comment paramétrer la facturation et le paiement dans Ecole Futée:

En tant que Directeur d’école ou Comptable, je peux administrer et paramétrer le système de facturation des différents frais (scolarité, cantine, uniforme …) et des moyens de paiement directement dans la plateforme Ecole Futée.

Le système va permettre de générer soit manuellement soit automatiquement des factures pour les familles selon des critères :

  • les types de frais
  • Les tranches de facturation
  • Les périodicité de facturation

Le paramétrage de la facturation : les mentions obligatoires #

Les factures sont automatiquement personnalisées selon les informations du menu Réglages généraux du menu Administration :

  • En en-tête de la facturation sont apposés le Logo, le Nom de l’école, son Adresse et son Adresse E-mail
  • Je choisi le Format de numérotation des factures
  • Le pied de page des factures est à définir. Je veille à y faire apparaître les mentions obligatoires d’une facture. Les moyens de règlement doivent être en cohérence avec les réglages effectués depuis le menu Paramètres de paiement du menu Administration.

Le paramétrage de la facturation : les types de frais #

Depuis le menu Type de frais du menu Administration, je vais pouvoir gérer le référentiel des types de frais (codes articles) que je pourrai ensuite facturer aux parents. La vue affichée me permet de visualiser l’ensemble du référentiel des types de frais. Les données affichées sur ce tableau sont :

  • Type de frais : le libellé du type de frais
  • Facturation automatique : indique si le type de frais générera automatiquement des factures 
  • Note : un commentaire ou une note sur le type de frais
  • Action : 2 boutons d’actions permettant d’éditer et supprimer le type de frais du référentiel

Depuis le bouton , je peux ajouter un nouveau type de frais dans mon référentiel. Le formulaire affiché me permet de saisir les informations du type de frais puis en cliquant sur, de l’enregistrer. De même, depuis la vue, le bouton me permet de modifier un type de frais déjà créé.

Libellé du champDescriptionRègleExempleObligatoire
Type de fraisLe libellé du type de fraischaîne de caractèreFrais de scolaritéX
Montant par défautLe montant du frais qui sera repris par défaut à la création d’une nouvelle facture monétaire120,5X
Facturation automatiqueIndique si ce frais générera automatiquement des factures selon des préférences de périodicitécase à cocherN/A
Soumis à une trancheIndique sur ce frais a un montant différent en fonction de tranches de facturationbouton radioN/A
Notele commentaire lié au type de fraischaîne de caractère

En fonction de la liste des tranches et des périodicités de facturation paramétrées dans l’application, un tableau s’affiche si le champ “Facturation automatique” est coché. Cela permet d’indiquer pour chaque combinaison possible le montant par défaut du frais.

La ligne doit être cochée pour la bonne prise en compte de la création automatique des factures selon les tranches et les périodes. 

Le paramétrage de la facturation : les tranches de facturation #

En fonction de critères qui lui sont propres, le Directeur d’école (ou le Comptable), va pouvoir établir une liste de tranches de facturation ce qui va permettre d’adapter les montants des frais à la situation de chaque enfant. Par exemple, en fonction du revenu de référence ou du nombre d’enfants, le montant des frais de scolarité peut être différent. 

Depuis le menu Tranches de facturation du menu Administration, je vais donc pouvoir gérer le référentiel des tranches de facturation que je pourrai ensuite affecter aux élèves. La facturation est réalisée par élève. La vue affichée me permet de visualiser l’ensemble du référentiel des tranches de facturation. Les données affichées sur ce tableau sont :

  • Désignation : le libellé de la tranche
  • Date de création : la date de création de la tranche
  • Action : 2 boutons d’actions permettant d’éditer et supprimer la tranche de facturation 

Depuis le bouton , je peux ajouter une nouvelle tranche de facturation dans mon référentiel. Le formulaire affiché me permet de saisir les informations de la tranche puis en cliquant sur, de l’enregistrer. De même, depuis la vue, le bouton me permet de modifier une tranche déjà créé.

Libellé du champDescriptionRègleExempleObligatoire
Nom de la trancheLe libellé de la tranchechaîne de caractèreTranche 1X

L’ajout d’une tranche de facturation gratuite est maintenant possible.

Les périodicités de facturation #

En fonction de leur choix, le Directeur d’école (ou le Comptable), va pouvoir associer à chaque famille une préférence de facturation dans le système. 4 périodes sont possibles pour facturer automatiquement un type de frais à une famille :

  • Annuelle : la famille sera facturée qu’une seule fois dans l’année
  • Semestrielle : la famille sera facturée tous les semestres
  • Trimestrielle : la famille sera facturée tous les trimestres
  • Mensuelle : la famille sera facturée tous les mois

Les dates précises de création automatique des factures associées à ces périodes de facturation sont à communiquer à École Futée pour les enregistrer dans le système. 

Préférences de facturation des parents et des élèves #

Pour associer une préférence de facturation à une famille, je peux en tant que Directeur d’école (ou Comptable), modifier un parent depuis la liste des parents en cliquant sur le bouton et modifier les informations. Je n’oublie pas de cliquer sur pour enregistrer la modification.

De même pour associer une tranche de facturation à un élève,  je peux en tant que Directeur d’école (ou Comptable), modifier un élève depuis la liste des élèves en cliquant sur le bouton et modifier les informations. Je n’oublie pas de cliquer sur pour enregistrer la modification.

Les paramètres de paiement #

En tant que Directeur d’école ou Comptable, je peux administrer les paramètres de paiement en activant les types de paiements suivants :

Pour cela, je me rends dans le menu Paramètres de paiement du menu Administration.

Lors du paiement des factures, je pourrai également choisir les types de paiements suivant

  • Chèque
  • Espèce
  • Virement
  • CB

Les paiements Worldline

La mise en place de Sips Worldline : Pour la mise en place vous devez demander à votre banque deux informations :

le Marchant ID et le Secret API à paramétrer dans (Administration-> Paramètre de paiement), dans l’onglet Worldline.

Pour information, si vous souhaitez tester en attendant ces informations, il faut activer Worldline Démo et mettre des valeurs fictives dans les champs Marchant ID et Secret ID.

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