Le générateur de documents

En tant que Directeur d’école, je peux créer et administrer des questionnaires personnalisés à destination des parents depuis le menu Générateur de Documents du module Communication. Cette fonctionnalité est un véritable générateur de formulaires et de sondages permettant à l’équipe dirigeante de l’école d’envoyer simplement et de manière digitalisée et dématérialisée des documents à signer, des sondages à compléter, des autorisations à remplir etc…

Tous les parents reçoivent une notification les invitant à remplir directement depuis la plateforme les formulaires proposés. Ces formulaires ainsi créés remplacent totalement tous les documents papiers envoyés par la poste ou par mail aux parents (autorisation de sortie, accord règlement intérieur, formulaire de rétractation etc…). Ces documents signés sont ensuite injectés dans la fiche élève.

Lister les formulaires personnalisés #

La vue affichée me permet de visualiser l’ensemble des formulaires déjà créés. Les données affichées sur ce tableau sont :

  • Libellé : le titre du formulaire
  • Date de création : la date de création du formulaire
  • Date de validité : la date limite jusqu’à laquelle les parents peuvent répondre au formulaire
  • Document administratif : indique si ce questionnaire fait partie du dossier administratif d’inscription à l’établissement
  • Etat : l’état de publication du formulaire (en ligne ou hors ligne)
  • Voir les réponses : bouton d’action permettant de visualiser toutes les réponses PDF des parents au formulaire
  • Action : 5 boutons d’actions
  • : Je prévisualise les champs du formulaire
  • : Je modifie les informations du formulaire
  • : J’ajoute un champ au formulaire
  • : Je supprime un formulaire
  • : Je notifie les parents de l’arrivée d’un nouveau formulaire en ligne et je les relance en cas de retard

Créer un nouveau formulaire #

La première étape de création d’un nouveau formulaire consiste à cliquer sur le bouton . Le formulaire affiché me permet de saisir les informations liées au formulaire puis en cliquant sur, de l’enregistrer.

Une fois créé, le formulaire s’affiche dans la vue principale.

Libellé du champDescriptionRègleExempleObligatoire
Libellé/nom du formulaireLe titre du formulairechaîne de caractèresNouvelle réunionX
Description courteLa description du formulairechaîne de caractères01/01/1980X
Date limite de validitéla date limite jusqu’à laquelle les parents peuvent répondre au formulairedate01/01/1980X
Choisissez à qui envoyer ce formulaireLe type de destinataire de ce formulaire. A qui ce formulaire sera adressé.liste déroulanteLes parents de un ou plusieurs niveauxX
Choisir le ou les niveaux concernésEn fonction du type de destinataires, cette liste permet de filtrer les destinataires en sélectionnant une ou plusieurs occurrencesliste déroulanteCP, CE1X
Type de signature attendueLe type de signature que les parents devront réaliser pour valider la saisie de leur réponse :probante : signature numériquesimple : case à cocherliste déroulanteSignature probanteX

Le bouton me permet de modifier les informations d’un formulaire déjà créé.

Ajouter des champs à un formulaire #

La deuxième étape de création du formulaire consiste maintenant à ajouter des champs à ce formulaire.

Pour cela, je clique sur . Je prévisualise alors le formulaire sous forme de champs successifs. A tout instant, je peux visualiser le rendu final en cliquant sur . Le formulaire s’affiche dans un nouvel onglet.

Je vais maintenant ajouter des champs au formulaire en cliquant sur .

Libellé du champDescriptionRègleExempleObligatoire
LibelléLe libellé du champchaîne de caractèresNom de l’enfantX
TypeLe type du champ (cf. détail ci-dessous)liste déroulanteChamp perso : TexteX
Accès restreintLe champ sera-t-il visible par les enseignants ?oui / nonouix
OptionsLes options des champs à valeurs multiples (liste déroulante, bouton radio, case à cocher …)chaîne de caractères, les valeurs sont séparés par un pipe  ‘ | ‘rouge|noir|bleu
RequisLe champ est-il obligatoire ?liste déroulanteOuiX

Détail des types de champ #

  • Champ perso. : Texte => champ texte simple
  • Champ perso. : Zone de texte libre => champ texte multi lignes
  • Le Champ perso. : Choix multiple => case à cocher
  • Champ perso. : Choix unique => bouton radio
  • Champ perso. : Sélecteur => liste déroulante
  • Le Champ perso. : Email => champ mail
  • Champ perso. : Date => champ date
  • Champ perso. : Fichier => bouton parcourir avec chargement d’un fichier
  • Apparence : Texte HTML => lien HTML
  • Apparence : Titre => libellé d’un titre
  • Apparence : Sous-titre => libellé d’un sous-titre
  • École Futée : Pays => fait le lien avec le champ Pays de l’élève
  • École Futée : Prénom de l’élève => fait le lien avec le champ Prénom de l’élève
  • Dans École Futée : Nom de l’élève => fait le lien avec le champ Nom de l’élève
  • École Futée : Téléphone  => fait le lien avec le champ Téléphone de l’élève
  • École Futée : Adresse de l’élève => fait le lien avec le champ Adresse de l’élève
  • Dans École Futée : Photo de l’élève => fait le lien avec le champ Photo de l’élève
  • École Futée : Email => fait le lien avec le champ Email de l’élève
  • École Futée : Date de naissance => fait le lien avec le champ Date de naissance de l’élève
  • Dans École Futée : Genre  => fait le lien avec le champ Sexe de l’élève

Le champ “Champ perso. : Fichier” permet aux parents de télécharger un fichier. La taille de celui-ci ne doit pas dépasser 2Mo.

Le champ “Apparence : Texte HTML” permet d’ajouter un lien vers un autre document avec davantage d’informations. Ce document est envoyé au préalable aux parents depuis le menu Information du menu Communication. Je clique sur le symbole HTML puis j’insère l’URL du document dans la fenêtre qui s’ouvre :

Choisir si le formulaire fait partie du dossier administratif #

La case “cochez la case s’il s’agit d’un document administratif à remplir lors de l’inscription” permet de signifier qu’un formulaire fera partie du dossier administratif.

Si elle est cochée, alors le questionnaire sera inclus dans le parcours d’inscription, et sera listé dans l’étape 2 du parcours., c’est à dire un fois le dossier passé à “Traité” dans l’étape 1.

Enregistrer un formulaire #

Le bouton permet d’enregistrer son nouveau champ et le bouton permet simplement de visualiser le formulaire sans enregistrer le champ actuel. Le formulaire ainsi créé s’affiche maintenant avec les champs. L’ordre d’affichage des champs peut également être modifié en cliquant sur le bouton

La troisième et dernière étape de création d’un formulaire consiste depuis la vue principale de mettre en ligne le formulaire en cliquant sur le bouton . Automatiquement les notifications aux destinataires seront envoyées. Les parents pourront ainsi répondre au formulaire, signer numériquement le cas échéant leur réponse et je pourrais visualiser leur réponse depuis le bouton . Depuis cette vue des réponses, je visualise :

  • Parent : les répondants
  • Date de réponse : La date de réponse par les parents au formulaire
  • Action : le bouton permettant de visualiser le PDF de la réponse au formulaire

Signer électroniquement un questionnaire #

Pour les formulaires le nécessitant, le Directeur d’école peut demander aux parents de signer numériquement leur réponse. Cette signature répond aux normes de sécurité suivantes :

  • Signature cryptée en base de données
  • Adresse ip du signataire sauvegardée
  • Type d’appareil qui a réalisé la signature sauvegardée
  • Identifiant unique de la signature et du signataire

Accéder aux formulaires personnalisés #

En tant que Parent, je peux répondre aux formulaires envoyés par l’école, présentés dans une vue listant les formulaires qui me sont destinés. J’accède à cette vue depuis trois liens :

  • le menu Communication > Mes formulaires
  • le tableau de bord
  • le menu Gestion de l’école > Elèves > Fiche de mon enfant > Onglet Formulaires personnalisés

Attention ! L’onglet Mes formulaires n’est pas accessible à la direction !

Les données affichées sur ce tableau sont :

  • Nom du formulaire : le titre du formulaire
  • Envoyé par : le créateur du formulaire
  • A remplir avant le : date limite jusqu’à laquelle je dois répondre au formulaire
  • Répondu le : date de réponse au formulaire
  • Action : 1 bouton d’action permettant de visualiser ma réponse au formulaire ou de répondre au formulaire si je ne l’ai pas déjà fait

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