Rappel des règles de facturation dans une école

La facturation des familles au sein de l’école doit respecter certaines règles disposées par le code du commerce.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Premièrement, la facture est un élément de preuve d’une opération commerciale et revêt donc une valeur juridique importante.
Deuxièmement, la facture a plusieurs fonctions, elle matérialise une transaction financière, elle constitue une justificatif comptable et elle sert de support à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction).

Il y a donc des règles de facturation à suivre.

Entre professionnels : la facturation est obligatoire

En effet, dès l’instant où la transaction est faite entre deux professionnels, l’émission d’une facture en double exemplaire est obligatoire.
Cette facture doit être délivrée, soit au moment de la livraison de la marchandise dans les contrats de vente de marchandises, soit à la fin de l’exécution de la prestation de services.

L’acheteur est donc d’ailleurs tenu de la réclamer. Ceci dit, peu d’écoles facturent des professionnels…

Particularité de la facturation dans une école : professionnel à particulier

Pour les prestations de services réalisées pour des particuliers, il est obligatoire d’établir une note (ou un reçu) :

• dès lors que le prix est supérieur à 25 euros TTC,
• ou si la famille le demande,
• ou pour certains travaux immobiliers.

La note est établie en double exemplaire, l’original est remis à la famille. Elle doit contenir certaines mentions obligatoires :

• date de rédaction de la note,
• nom et adresse de votre école (que ce soit une entreprise ou une association)
• nom du client, sauf opposition de sa part,
• date et lieu d’exécution de la prestation,
• décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie,
• somme totale à payer.

Mentions obligatoires sur une facture dans une école

Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d’amende, à savoir :

• le numéro de la facture (numéro unique basé sur une séquence chronologique continue sans rupture et sur chaque page si la facture comporte plusieurs pages),
• la date d’émission de la facture,
• la désignation du vendeur et de l’acheteur (nom ou numéro Siren, raison sociale, structure juridique, adresse),
• la dénomination précise et la quantité des produits ou services vendus,
• le prix unitaire des produits ou services rendus, le montant total HT des produits,
• la mention de l’article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA quand elle s’applique. « Activité exonérée de TVA, art. 261 du CGI »,
• toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation, et directement liée à cette opération, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture et toute réduction différée en pied de facture,
• la date à laquelle le règlement doit intervenir, ainsi que les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture et le montant de l’indemnité forfaitaire due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement. (40 €)
• l’adresse de facturation si elle est différente de l’adresse du vendeur et de l’acheteur
• le numéro du bon de commande s’il a été préalablement établi par l’acheteur.

Quel est le risque pour l’école ?

L’école qui ne respecte pas ces obligations s’expose à

• une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte sur une facture. L’amende par facture est plafonnée au 1/4 de son montant.
• une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.
• de plus, l’amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.

A savoir : une facture acquittée fait office de reçu !

Facturation dans une école : facture annuelle ou mensuelle ?

En principe, la facture doit être émise dès la prestation de service, c’est à dire dès la rentrée scolaire.

Toutefois, il existe deux règles complémentaires à connaître :

• les parties peuvent convenir d’un échéancier organisant le versement d’acomptes, pratique expressément autorisée par l’article 289 I c du code général des impôts, mais l’édition de factures d’acompte est alors obligatoire (les factures d’acompte doivent bien sûr comporter les mentions légales obligatoires). Cette modalité est particulièrement adaptée au cas d’une prestation continue ayant un véritable caractère annuel, comme le sont les frais de scolarité dans les écoles.
• l’article L. 441-3 du code de commerce permet l’établissement de factures périodiques conformément au 3 du I de l’article 289 du code général des impôts (CGI), qui dispose que la facture « peut être établie de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes réalisées au profit d’un même acquéreur ou preneur pour lesquelles la taxe devient exigible au cours d’un même mois civil » et que « cette facture est établie au plus tard à la fin de ce même mois. »

En conclusion : les écoles privées peuvent facturer annuellement, à condition d’encaisser annuellement, ou bien mensuellement, et bien sûr encaisser mensuellement.

Il est impossible de facturer annuellement et d’encaisser mensuellement !

La loi anti-fraude

Depuis de nombreuses années, la lutte contre la fraude est au cœur des préoccupations de l’Etat.

Depuis le 1er Janvier 2018, l’article 286 du Code Général des Impôts, indique qu’il est obligatoire d’utiliser un logiciel de gestion attesté conforme ou certifié.

Les systèmes de caisse/ d’encaissement (système informatisé qui enregistre/ conserve les paiements) ont l’obligation d’être conformes.

La loi de l’article 86 vise à empêcher de soustraire à la comptabilité des paiements enregistrés dans un système d’encaissement, dont les paiements en espèces, sont les plus facilement dissimulables.

Lorsqu’une facture est validée, il n’est donc plus possible de la modifier.

Cette obligation concerne aussi les écoles quelque soit leur forme juridique (associations ou entreprises). Si vous ne respectez pas cette loi, vous risquez une amende 7 500€.

Délai de conservation des notes et factures d’une école

Les notes et factures sont des pièces comptables, c’est pourquoi elles doivent être conservées pendant 10 ans.
Par conséquent, ces pièces peuvent être conservées sous format papier ou sous format électronique. Ecole futée s’engage à conserver vos documents pendant 10 ans.

Facturation dans une école réalisée par voie électronique

Une facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique. Les factures qui sont transmises par voie électronique ne sont valables qu’à condition :

• De pouvoir prouver l’authenticité de leur origine (émetteur identifié)
• D’être certain de l’intégrité du contenu des factures (non modifiable)
• D’assurer leur lisibilité

Le contenu d’une facture électronique doit correspondre à celui d’une facture papier comportant strictement les mêmes mentions obligatoires. 

L’acheteur doit avoir préalablement accepté la facture électronique pour qu’elle tienne lieu de facture d’origine (sinon, vous devez l’imprimer et lui adresser en format papier).

Les factures peuvent être émises par voie électronique selon trois procédures :

• La première : la transmission selon la norme sécurisée. Dans ce cas, l’école envoie une facture au client grâce à un message électronique dont la structure est convenue entre les parties (EDI/échange de données informatisées, format XML, fichier PDF joint, progiciel de gestion intégrée…). Ce message doit permettre une lecture par ordinateur ainsi qu’un traitement automatique et non équivoque de la facture. C’est ainsi que fonctionne Ecole Futée.
• La seconde consiste en une transmission sécurisée par la signature électronique. Dans ce message, c’est la signature électronique qui valide le procédé dématérialisé de facturation. Elle permet en effet l’authentification du signataire et de la source d’information.
• Enfin, la transmission sous toutes formes électroniques dès lors que des contrôles documentés et permanents existent et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou de prestations de services qui s’y rapportent.

Facture d’avoir dans une école

L’avoir est la somme d’argent qu’une école doit à une famille :

• suite à un événement survenu après l’établissement de la facture (exemple inscription annulée par l’école avec frais remboursables),
• suite à une erreur sur la facture (exemple trop-perçu),
• pour accorder une remise ou un rabais (exemple geste commercial accordé à une famille)
• ou lorsque le client se voit accorder un escompte en effectuant un paiement anticipé.

Dans ces cas-là, l’école doit établir une facture d’avoir en plusieurs exemplaires. Cette facture doit comporter :

• la mention  » avoir « ,
• les références de la facture initiale,
• le montant HT de la remise consentie à l’acheteur,
• le montant de la TVA correspondante.

Extrait tiré du code de commerce

La facturation chez Ecole Futée

La facturation des familles est une des fonctions les plus demandées dans Ecole Futée. En effet, notre outil permet notamment l’émission récurrente et automatique d’une facture, l’émission d’un reçu à chaque paiement, l’archivage des factures familles dans le compte, et le suivi des règlements. Retrouvez les articles concernant les fonctions de facturation, comme le paramétrage d’une facture et la création d’une facture.