L’établissement peut générer une facture avec un échéancier de règlement. De fait, le parent aurait ainsi la possibilité de régler une facture en plusieurs fois tout en gardant la visibilité sur un seul et même document de ses échéances.
Comment préparer mes échéanciers ? #
Pour la mise en place d’un échéancier de règlement, il faut au préalable gérer des modèles d’échéancier qui correspondent aux différents cas d’usage des règlements. En tant que directeur, je peux ainsi créer et accéder aux modèles d’échéancier à partir du menu Administration – Modèle d’échéancier
Un modèle d’échéancier est défini par :
- Un libellé : champ alphabétique
- Le/ les mois de paiement : liste déroulante des mois de l’année
- Le jour du mois du paiement : liste déroulante de 1 à 28
Le nombre de mois sélectionné correspond au nombre d’échéances souhaité pour ce modèle.
La notion de date de prélèvement est désormais gérée par l’échéancier. (le directeur pourra créer autant de modèles d’échéance qu’il a de date d’échéance disponible)
Les prélèvements sont possibles sur les échéances à J+8
Ensuite, en tant que directeur, je vais pouvoir associer un modèle d’échéancier à une famille depuis Administration- Paramètres de facturation ou via la fiche Profil du Parent ou encore via l’engagement financier dans la fiche Élève sur l’onglet Facturation.
Ce modèle d’échéancier par famille permettra par défaut d’avoir automatiquement un échéancier généré pour chaque facture créée.
Quelle différence entre la fréquence de facturation et l’échéancier ?
La fréquence de facturation indique au système combien de factures devront être générées pour un parent par an alors que l’échéancier ventile le montant de chacune des factures créées en plusieurs montants à régler.
Comment générer une facture avec un échéancier ? #
En tant que directeur, je peux générer une facture avec un modèle de facturation unique à partir de l’interface Facture Élèves + Ajouter une facture ou un devis.
Depuis l’interface de génération de facture, je choisis un modèle d’échéancier qui s’appliquera à l’élève ou l’ensemble des élèves sélectionnés. Automatiquement, le montant de la facture sera découpé en plusieurs règlements correspondants au modèle sélectionné.
Les données de l’échéancier sont modifiables (date et montant) tant que la facture n’est pas validée. Le total des échéances de règlements doit être égal au montant total de la facture.
La sélection d’un modèle d’échéancier est-elle obligatoire ?
Non, Si aucun échéancier n’est sélectionné, une seule échéance sera créée par défaut, ce qui correspond à une facture payée au comptant.
La facturation automatique est également compatible avec les échéanciers. Le système prendra simplement en compte les informations de l’engagement financier de chaque élève qui restent à tout moment modifiables :
- Le système générera autant de factures qu’il y a de nombre de factures à créer
- Le montant de chaque facture sera ventilé en fonction de l’échéancier choisi sur l’article
Une fois la facture créée, l’échéancier s’affiche automatiquement avec les différents statuts de règlement de chaque échéance.
Comment régler une échéance ? #
Le règlement d’une (ou plusieurs) échéance peut se faire de différentes manières en fonction du mode de règlement choisi. La première solution est d’enregistrer manuellement un règlement directement sur une facture ou depuis le menu Règlement.
L’action Payer est disponible sur la facture en fonction de son statut.
- Le montant indique le solde des échéances échues à la date du jour non encore soldées
- Si le montant est saisi sans sélection d’échéances alors le montant du règlement est automatiquement ventilé sur les échéances en priorité sur les plus anciennes, jusqu’à ce que la somme des échéances soit égale au montant du règlement.
- Une fois le règlement enregistré, les échéances passent en Statut Payé ou Partiellement réglée
- Une facture reste en Statut Partiellement réglée tant que son solde est différent de 0 €
Les deux autres solutions pour régler une échéance sont :
- Envoyer un ou plusieurs échéances directement en prélèvement depuis la liste des factures impayées
- Réaliser un rapprochement d’une recette bancaire avec une facture, ce qui soldera automatiquement les échéances non soldées en priorité sur les plus anciennes
