Comment paramétrer la facturation dans Ecole Futée

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Nous allons vous expliquer comment paramétrer la facturation et le paiement dans Ecole Futée:

En tant que Directeur d’école ou Comptable, je peux administrer et paramétrer le système de facturation des différents frais (scolarité, cantine, uniforme …) et des moyens de paiement directement dans la plateforme Ecole Futée.

Le système va permettre de générer soit manuellement soit automatiquement des factures pour les familles selon des critères :

  • les types de frais
  • Les tranches de facturation
  • Les périodicité de facturation

Les étapes à retenir pour bien paramétrer vos factures automatiques #

1ère étape : les paramètres de facturation automatique

2ème étape : attribuer les paramètres de facturation aux élèves et aux parents

3ème étape : une fois la génération automatique effectuée

Nous allons revenir sur tout ceci en détails :

Le paramétrage de la facturation : les mentions obligatoires et les dates de génération #

Les factures sont automatiquement personnalisées selon les informations du menu Réglages généraux du menu Administration :

  • En en-tête de la facturation sont apposés le Logo, le Nom de l’école, son Adresse et son Adresse E-mail
  • Je choisi le Format de numérotation des factures
  • Le pied de page des factures est à définir. Je veille à y faire apparaître les mentions obligatoires d’une facture. Les moyens de règlement doivent être en cohérence avec les réglages effectués depuis le menu Paramètres de paiement du menu Administration.

Le paramétrage de la facturation : les tranches de facturation #

En fonction de critères qui lui sont propres, le Directeur d’école (ou le Comptable), va pouvoir établir une liste de tranches de facturation ce qui va permettre d’adapter les montants des frais à la situation de chaque enfant. Par exemple, en fonction du revenu de référence ou du nombre d’enfants, le montant des frais de scolarité peut être différent. 

Depuis le menu Tranches de facturation du menu Administration, je vais donc pouvoir gérer le référentiel des tranches de facturation que je pourrai ensuite affecter aux élèves. La facturation est réalisée par élève. La vue affichée me permet de visualiser l’ensemble du référentiel des tranches de facturation. Les données affichées sur ce tableau sont :

  • Désignation : le libellé de la tranche
  • Date de création : la date de création de la tranche
  • Action : 2 boutons d’actions permettant d’éditer et supprimer la tranche de facturation 

Depuis le bouton , je peux ajouter une nouvelle tranche de facturation dans mon référentiel. Le formulaire affiché me permet de saisir les informations de la tranche puis en cliquant sur, de l’enregistrer. De même, depuis la vue, le bouton me permet de modifier une tranche déjà créée.

Libellé du champDescriptionRègleExempleObligatoire
Nom de la trancheLe libellé de la tranchechaîne de caractèreTranche 1X

L’ajout d’une tranche de facturation gratuite est maintenant possible.

Le paramétrage de la facturation : lister les articles soumis à la facturation automatique #

Pour déterminer quel article est soumis à la facturation automatique, je me rends sur le catalogue article : https://app.ecole-futee.com/feetypes.

Là, je peux déterminer quel article est soumis à facturation automatique, et quel est le tarif spécifique fixé pour chaque tranche :

Je dois donc prendre garde à renseigner :

  • si mon article est facturé automatiquement ou pas
  • s’il est soumis à tranche ou pas
  • sur quelle tranche il sera facturé (les élèves qui sont dans les tranches non cochées ne seront donc pas facturés pour cet article)
  • le tarif auquel il sera facturé pour chaque fréquence

N’hésitez pas à lire l’article dédié au catalogue d’articles pour en savoir plus.

Le paramétrage de la facturation : associer les fréquences de facturation des parents #

En fonction du choix de la famille, le Directeur d’école (ou le Comptable), va pouvoir associer à chaque famille une préférence de facturation dans le système. 4 périodes sont possibles pour facturer automatiquement un type de frais à une famille :

  • Annuelle : la famille ne sera facturée qu’une seule fois dans l’année
  • Semestrielle : la famille sera facturée tous les semestres
  • Trimestrielle : la famille sera facturée tous les trimestres
  • Mensuelle : la famille sera facturée tous les mois

Pour associer une préférence de facturation à une famille, je peux en tant que Directeur d’école (ou Comptable), modifier un parent depuis la liste des parents en cliquant sur le bouton et modifier les informations. Je n’oublie pas de cliquer sur pour enregistrer la modification.

Je peux également le faire en masse sur la page https://app.ecole-futee.com/billingslice/facturation_parent

Le paramétrage de la facturation : associer les tranches de facturation des élèves #

De même pour associer une tranche de facturation à un élève,  je peux en tant que Directeur d’école (ou Comptable), modifier un élève depuis la liste des élèves en cliquant sur le bouton et modifier les informations. Je n’oublie pas de cliquer sur pour enregistrer la modification.

Je peux aussi le faire en masse sur tous les élèves depuis la page https://app.ecole-futee.com/billingslice/billingslice_student

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