Gestion des mandats et des prélèvements SEPA

Le mandat de prélèvement SEPA est le document par lequel le parent donne son accord de prélèvement à l’école pour des factures. Une fois que l’école a reçu le mandat, elle peut demander à sa banque de mettre en place le prélèvement.

Comment générer un mandat SEPA? #

En tant que Parent ou Directeur, je peux générer mon propre mandat SEPA (ou le mandat SEPA d’un parent) en s’appuyant sur un formulaire et la signature numérique. Pour cela, je me rends dans le menu SEPA du module Finance Comptabilité. 

Le principe pour le Directeur est donc de demander aux parents depuis la messagerie sécurisée de remplir directement depuis ce module leur autorisation de prélèvement SEPA en générant ce mandat.

La vue affichée me permet de visualiser l’ensemble des mandats SEPA déjà créés. La vue présentée aux parents ne présente que leurs propres mandats SEPA générés. Les données affichées sur ce tableau sont :

  • IBAN : le numéro IBAN du SEPA
  • BIC : le numéro BIC du SEPA
  • Type de SEPA : le type du SEPA généré (Récurrent / Répétitif)
  • Parent : les parents pour lequel le mandat est généré
  • Date de création : la date de création du mandat SEPA
  • Date de validité : la date limite de validité du mandat SEPA
  • Action : 2 boutons d’actions permettant de visualiser le mandat SEPA en PDF et de le supprimer

Ajouter un mandat de prélèvement SEPA #

En cliquant sur le bouton , je peux créer le mandat SEPA. Le formulaire affiché me permet de saisir les informations puis en cliquant sur, de le générer. 

Libellé du champDescriptionRègleExempleObligatoire
ParentsLes parents pour lesquels le mandat est crééeliste déroulanteDURAND Luc / DURAND MarieX
Nom et prénom du titulaire du compteA la sélection des parents, les noms et prénoms qui seront affichés sur le mandat s’affichent. Ces informations restent modifiableschaîne de caractèresDURAND Luc / DURAND MarieX
Adresse du titulaire du compteA la sélection des parents, l’adresse qui sera affichée sur le mandat s’affiche. Ces informations restent modifiableschaîne de caractères4 avenue des champs, 78120 RambouilletX
IBANLe numéro IBAN du SEPAchaîne de caractères (sans espace et avec le FR)FR1420041010050500013M02606X
BICLe numéro BIC du SEPAchaîne de caractères (sans espace)CCBPFRPPVERX
SignatureLa signature que les parents devront réaliser pour valider la génération du mandat SEPAsignature numériqueSignature probanteX

Pour info, le code BIC (Bank Identifier Code) est l’identifiant international de la banque. Il peut aussi être appelé SWIFT (Society for worldwide Interbank Financial Telecommunication) du nom de l’organisme international gérant les BIC. Il figure sur votre relevé d’identité bancaire (RIB).

L’IBAN (International Bank Account Number) est l’identifiant du compte bancaire. Avec le passage à la norme SEPA, l’IBAN du débiteur est suffisant pour un prélèvement pour les opérations nationales et  les opérations transfrontalières.

La signature numérique #

Cette signature numérique répond aux normes de sécurité suivantes :

  • Signature cryptée en base de données
  • Adresse ip du signataire sauvegardée
  • Type d’appareil qui a réalisé la signature sauvegardée
  • Identifiant unique de la signature et du signataire

Pour être conforme à la réglementation, un Mandat SEPA doit comporter une Référence Unique de Mandat (RUM). Cette RUM, associée au numéro ICS, permet d’identifier avec certitude une autorisation de prélèvement donnée par une famille à l’école ainsi que tous les prélèvements émis sous cette référence dans le système bancaire.

Pour cela, en tant que Directeur, je peux me rendre dans le menu Administration puis Paramètres de paiement dans l’onglet Prélèvement pour renseigner les informations demandées :

Définition de la nomenclature #

L’école définit elle-même la nomenclature de la RUM, dans la limite de 35 caractères. Une RUM doit être unique pour chaque mandat de prélèvement. Le Conseil européen des paiements (EPC – European Payments Council), qui régule le prélèvement automatique SEPA – autorise les caractères suivants :

  • lettres de A – Z (majuscules recommandées)
  • chiffres de 0 – 9
  • / – ? : ( ) . , “” + espace (à éviter si possible)

Il est interdit de constituer la RUM à partir de données sensibles de type IBAN, numéro de passeport ou autres. La génération peut en revanche utiliser une référence de contrat ou une référence famille propre à la base de données tant qu’il garantit son unicité. Il faudra utiliser l’ID de la famille qui reste unique associé au nom de la famille, selon la structure ID-ANNEE-NUM

Gestion des prélèvements SEPA #

En tant que Directeur, je peux visualiser directement depuis cette vue l’ensemble des lots de factures en attente de prélèvement. Pour cela, je clique sur ce qui va lister toutes les lots en attente de prélèvement. Les données affichées de cette vue sont :

  • Factures concernées : le(s) numéro(s) de(s) facture(s) concernées par le lot de prélèvement
  • Date de création : la date de création du lot de prélèvement
  • Montant : La somme des montants de(s) facture(s) concernée(s) dans le lot
  • Action : 1 bouton d’action permettant de télécharger le fichier XML à envoyer à sa banque.

L’action qui consiste à télécharger le fichier XML pour sa banque passe automatiquement toutes les factures liées à l’état de “PAYEE”. Une fois que le fichier XML est généré et téléchargé, il doit être transmis au système bancaire. Ceci avise la banque de l’établissement des prélèvements à opérer.

Prélèvements SEPA rejetés #

Si un prélèvement SEPA est rejeté par la banque, il est possible que l’IBAN (ou BIC) du parent soit erroné. Dans ce cas, la démarche à suivre est la suivante :

  • Les parents suppriment leur mandat SEPA puis en remplissent un nouveau.
  • L’école annule les paiements liés à la facture rejetée. Les factures sont en effet automatiquement passées en état “PAYEE” lors du téléchargement du XML.

Depuis le menu Factures familles, il faut visualiser les paiements associés à la facture rejetée en cliquant sur . Puis les annuler en cliquant sur .

A la prochaine échéance de création de prélèvements par mandat SEPA, la facture impayée sera automatiquement représentée à votre banque.

Donnez votre avis !

Laisser un commentaire

vingt − 2 =

A voir aussi

La gestion des médias

Dans le module contenu pédagogique, nous vous expliquons comment gérer toutes les fonctionnalités liées au média, à la gestion de la bibliothèque, des emprunts de livres et des ebooks. En tant

Lire la suite »

La gestion des matières

En tant que Directeur d’école, je peux créer et administrer la liste des matières enseignées de mon établissement depuis le menu Matières du module Gestion de l’école. Il est également

Lire la suite »