En tant que Directeur d’école ou Comptable, je peux créer des factures dans l’application en les envoyer aux parents pour qu’ils réalisent le paiement. J’ai ainsi 3 manières différentes pour créer une facture dans Ecole Futée :
- création d’une facture manuelle
- création en masse des factures manuellement
- création en masse de factures automatiquement
Le système va permettre de générer automatiquement des factures récurrentes pour les familles selon des critères :
- les types d’articles
- Les tranches de facturation
- Les périodicités de facturation
Les étapes à retenir pour bien paramétrer vos factures automatiques #
1ère étape : les paramètres de facturation automatique
- Paramétrer les mentions légales et les dates de génération automatique des factures sur https://app.ecole-futee.com/settin
- Paramétrer les tranches de facturation sur https://app.ecole-futee.com/billingslice
- Paramétrer les articles soumis à la facturation automatique sur https://app.ecole-futee.com/feetypes
2ème étape : attribuer les paramètres de facturation aux élèves et aux parents
- Associer les fréquences de facturation des parents sur https://app.ecole-futee.com/billingslice/facturation_parent
- Associer les tranches de facturation des élèves sur https://app.ecole-futee.com/billingslice/billingslice_student
3ème étape : une fois la génération automatique effectuée
- Contrôler les factures automatiques sur https://app.ecole-futee.com/invoice#invoicegenerated
- Valider les factures générées sur https://app.ecole-futee.com/invoice
Tout ce paramétrage est expliqué dans l’article ”Comment paramétrer la facturation dans Ecole Futée”
La vue des factures automatiques #
Depuis le menu Factures Elèves du module Factures et Comptabilité, je vais ainsi pouvoir visualiser la liste de toutes les factures. La vue affichée me permet de visualiser l’ensemble des factures que j’ai le droit de visualiser.
École Futée est conforme à la Loi Anti-Fraude. Cela signifie qu’une facture éditée et payée (même partiellement) ne peut être modifiée ou supprimée.
Lorsque je visualise une facture en cliquant sur 
La création automatique des factures #
Le prérequis pour facturer automatiquement des parents est le paramétrage des dates de facturation. En tant que Directeur d’école, je peux activer la facturation automatique, préciser les dates de début et de fin ainsi que les dates précises de facturation par période. Pour ceci, je me rends dans le menu Administration puis Réglages généraux.
Sur la base de ces informations, le système va automatiquement générer les factures aux dates souhaitées pour les parents en respectant leurs préférences de facturation :
- la tranche de facturation à paramétrer dans la fiche de chaque enfant
- la fréquence de facturation à paramétrer dans la fiche de chaque parent
Les factures générées se retrouvent ainsi dans le module Finance Comptabilité puis Factures Familles.
En tant que Comptable, je peux ainsi contrôler les factures générées, ajouter, modifier des frais ou des avoirs et sélectionner l’état de paiement :
Pour lancer la facture en prélèvement SEPA, veuillez vous référer à l’article sur ce sujet en cliquant ici.
La validation des factures #
Une fois la facture créée automatiquement, il faut la valider. Une facture validée n’est ni modifiable, ni supprimable. Il faut passer par un avoir pour l’annuler.
Pour valider une facture :
et également :
Comment relancer une facture ? #
En cas de non paiement ou de paiement partiel, vous pouvez relancer vos factures :
Une pop-up s’ouvre avec un message que vous pouvez également programmé :
Comment retirer un élève de la facturation automatique ? #
Afin que les élèves sortis et/ou désistés ne soient plus facturés automatiquement, il vous suffit de modifier leur fiche pour indiquer une date de sortie ou de désistement.
Dès que cette valeur est renseignée, ces élèves ne seront plus facturés à la date de sortie ou de désistement.
S’ils ont été facturés par erreur, et que la facture est validée, il faut réaliser un avoir total.
