Comment créer une facture automatique (récurrente) ?

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Comment créer une facture automatique dans Ecole Futée : voici le guide !

En tant que Directeur d’école ou Comptable, je peux créer des factures dans l’application en les envoyer aux parents pour qu’ils réalisent le paiement. J’ai ainsi 3 manières différentes pour créer une facture dans Ecole Futée :

Le système va permettre de générer automatiquement des factures récurrentes pour les familles selon des critères :

  • les types d’articles
  • Les tranches de facturation
  • Les périodicités de facturation

Les étapes à retenir pour bien paramétrer vos factures automatiques #

1ère étape : les paramètres de facturation automatique

2ème étape : attribuer les paramètres de facturation aux élèves et aux parents

3ème étape : une fois la génération automatique effectuée

Tout ce paramétrage est expliqué dans l’article ”Comment paramétrer la facturation dans Ecole Futée”

La vue des factures automatiques #

Depuis le menu Factures Elèves du module Factures et Comptabilité, je vais ainsi pouvoir visualiser la liste de toutes les factures. La vue affichée me permet de visualiser l’ensemble des factures que j’ai le droit de visualiser. Les données affichées sur ce tableau sont :

  • Numéro de la facture : le numéro qui identifie la facture
  • Date : la date de création de la facture
  • Élève : l’élève pour lequel la facture est créée
  • Classe : la classe de l’élève pour lequel la facture est créée
  • Total : le total de la facture
  • Remise : le total des remises éventuelles sur la facture
  • Payé : le total des paiements réalisés sur la facture
  • Acompte : le total des acomptes éventuels sur la facture
  • Solde : le solde à payer sur la facture
  • Statut : le statut de paiement de la facture
  • Action : 5 boutons d’actions permettant d’éditer, de supprimer, de payer, de visualiser la facture et de visualiser les paiements de la facture

École Futée est conforme à la Loi Anti-Fraude. Cela signifie qu’une facture éditée et payée (même partiellement) ne peut être modifiée ou supprimée.

Lorsque je visualise une facture en cliquant sur , je peux imprimer et payer la facture via les boutons en entête. Je retrouve également tous les détails de ma facture (numéro, date, état des paiements, liste des règlements associés, mentions légales).

La création automatique des factures #

Le prérequis pour facturer automatiquement des parents est le paramétrage des dates de facturation. En tant que Directeur d’école, je peux activer la facturation automatique, préciser les dates de début et de fin ainsi que les dates précises de facturation par période. Pour ceci, je me rends dans le menu Administration puis Réglages généraux.

Sur la base de ces informations, le système va automatiquement générer les factures aux dates souhaitées pour les parents en respectant leurs préférences de facturation :

Les factures générées se retrouvent ainsi dans le module Finance Comptabilité puis Factures Familles. En tant que Comptable, je peux ainsi contrôler les factures générées, ajouter, modifier des frais ou des avoirs et sélectionner l’état de paiement :

Pour lancer la facture en prélèvement SEPA, veuillez vous référer à l’article sur ce sujet en cliquant ici.

La validation des factures #

Une fois la facture créée automatiquement, il faut la valider. Une facture validée n’est ni modifiable, ni supprimable. Il faut passer par un avoir pour l’annuler.

Pour valider une facture, vous avez trois possibilités :

  • Soit en la validant lors de l’édition
  • Soit en la validant individuellement depuis le tableau général des factures
  • Soit en les validant en masse depuis ce même tableau

Dans tous les cas, lors de la validation de la facture, le système va automatiquement envoyer un mail aux parents de l’élève les invitant à visualiser et payer la facture.

En cas de non paiement ou de paiement partiel, vous pouvez relancer vos factures :

Vous pouvez directement retrouver l’historique des paiements dans le menu « historique des paiements »

Pour lancer la facture en prélèvement SEPA, veuillez vous référer à l’article sur ce sujet en cliquant ici.

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