Vous avez la possibilité de créer un avoir pour rembourser une facture. Voici comment procéder.
Créer un avoir : le paramétrage de la numérotation des avoirs #
En tant que directeur ou comptable, je peux créer des avoirs. L’avoir est une pièce comptable, comme la facture, qui comporte des lignes d’articles de la même manière. Si la facture a déjà été envoyée au client, elle n’est plus modifiable légalement. Ainsi, si l’école souhaite changer un prix, rajouter ou supprimer un produit, faire une ristourne, ou en cas de retour de marchandise, elle doit :
- soit créer une deuxième facture pour compléter la facture initiale
- ou créer un Avoir total ;
- soit créer un Avoir partiel
En tant que comptable, je dois d’abord choisir la numérotation des avoirs depuis le module administration – réglages généraux – Facturation. Par exemple :
Créer un avoir #
En tant que comptable, je peux ensuite créer un Avoir de la facture seulement après l’avoir validée, via le menu Factures élèves du module Facturation et comptabilité puis cliquer sur le bouton « Faire un avoir » depuis la facture elle-même comme par exemple ci-dessous :
Le système pré-remplit le formulaire de la facture d’avoir, en reprenant les données de la facture à corriger, permettant au comptable de modifier ce qu’il convient, ligne par ligne. Le formulaire de création de l’Avoir s’affiche en reprenant automatiquement :
- les informations de la facture de référence (coordonnées client)
- le N° de la facture de référence (champ « Facture corrigée »)
- toutes les lignes de produit listées sur la facture de référence sont reprises et sont « doublées » :
- chaque 1ère ligne, intitulée « Numéro » reprend ce qu’il y a sur la facture de référence (fond gris pour les cellules et non éditable)
- chaque 2ème ligne, intitulée « Ce qu’il fallait facturer” permet au comptable de saisir ce qu’il devrait y avoir
- dans le pied de page la différence est calculée automatiquement
Le comptable peut bien sûr supprimer les lignes de produits/services qui ne sont pas à corriger.
- indiquer le montant ou la remise, sur chaque 2ème ligne de produit -> contrôle que le sous-total ne soit jamais supérieur au montant initial avec message d’alerte “Votre total doit être inférieur au montant de la ligne avant correction”
Lors de l’enregistrement :
- le total se calcule automatiquement par soustraction
- les lignes de produit n’apparaîtront pas en double mais s’afficheront avec la différence des deux lignes
Retrouver ses avoirs #
L’avoir est toujours lié à la Facture de référence (et vice-versa) et le comptable peut suivre et gérer facilement ses avoirs grâce à 3 indications depuis les factures.
Il le voit depuis l’aperçu de la Facture de référence, où le système affiche le message suivant: « Cette avoir a été généré sur la base de la facture » : ce texte cliquable renvoie vers l’avoir.
Ensuite, il le voit sous la zone de commentaire de la Facture de référence (html et pdf)
Enfin, sur la liste des factures, les factures ayant fait l’objet d’un avoir sont marquées du bouton “Avoir réalisé” dans la colonne statut du paiement.
Afficher et lister les avoirs #
La liste des avoirs est présentée dans un onglet de la page Factures Elèves, comme suivant :
On retrouve également, la liste qui reprend les colonnes suivantes :
- Numéro d’avoir
- Date
- Élève
- Classe
- Total
- Facture correspondante (avec lien vers la facture)
- Action (possibilité de voir /valider / supprimer)
L’avoir présente les mêmes mises en page que la facture, avec la différence suivante : en haut à droite, le système affiche le message.
Par exemple :
Cet avoir a été généré sur la base de la facture
Numéro XXXXX (texte cliquable renvoyant vers la facture)
En date du XX/XX/XXXX (date de création de la facture)
D’autre part, l’avoir est très simplifié (articles, montants, Solde en votre faveur).
Comment valider un avoir #
Vous pouvez ensuite valider les avoirs, soit un par un, soit en masse :
