Les inscriptions ou réinscriptions en ligne : gestion par la direction

En tant que Directeur d’école, je peux gérer les Inscriptions ou réinscriptions en ligne dans mon établissement. Ce système totalement dématérialisé permet de simplifier le processus de validation des admissions, évite la ressaisie des informations et industrialise les inscriptions. Pour cela, je vais pouvoir créer et administrer mon formulaire en ligne d’admission proposé aux parents. Ce formulaire est ainsi totalement unique pour mon école et reste totalement personnalisable.

Un parcours en deux parties #

Le parcours de préinscription et d’inscription se compose de deux parties :

  • Demande de préinscription : ce formulaire collecte les premières infos et permet une signature électronique
  • Dossier d’admission : ces formulaires permettent aux parents de remplir des pièces plus complètes et de les signer électroniquement via le générateur de formulaires personnalisés

Le paramétrage du formulaire d’inscription ou de réinscription #

Depuis le menu Formulaire d’inscription du module Administration, je peux paramétrer mon formulaire d’inscription. Un article dédié est présenté à cette adresse.

Le paramétrage du dossier administratif #

Le dossier administratif est composé d’un certain nombres de questionnaires à faire remplir par les parents après l’acceptation de la pré-inscription de leur enfant.

Depuis le menu Générateur de formulaire du module Administration de l’année, je peux paramétrer mes questionnaires composant le dossier administratif.

Comme il est possible de choisir les destinataires des questionnaires, le dossier administriatif peut être dépendant du niveau, de la classe ou même d’une activité de l’élève.

Un article dédié à la génération de formulaire est présenté à cette adresse.

L’ouverture et la fermeture des campagnes #

Depuis le menu Inscriptions / Réinscriptions du module Gestion de l’école, je peux paramétrer mes campagnes, en cliquant sur la roue crantée située en haut à droite de l’écran. Je choisis mes dates de début et de fin de mes deux campagnes.

L’envoi de l’information de lancement de ma campagne #

En tant qu’administrateur ou directeur, je peux informer du lancement de ma campagne les parents déjà connectés sur l’application. Pour cela, je commence par configurer les emails envoyés depuis le menu Mails du système de la partie Administration, via ces trois templates d’emails.

Puis je peux lancer les emails en cliquant sur le bouton “Commencer la campagne” depuis le menu Inscriptions / Réinscriptions du module Gestion de l’école

La communication du formulaire pour les nouvelles familles #

Vous devez ensuite faire connaitre ce formulaire, qui est PUBLIC et ne nécessite aucune connexion (en particulier très pratique pour les nouvelles familles). Son adresse est toujours https://app.ecole-futee.com/admissions/[codeecole].

Par exemple : https://app.ecole-futee.com/admissions/LPA ou encore https://app.ecole-futee.com/admissions/BR, ou bien https://app.ecole-futee.com/admissions/EMMS

Vous pouvez mettre ce lien sur votre site, dans vos emails de campagne à destination des familles,…

Suivre les demandes d’inscription #

Je vais pouvoir en tant que Directeur être alerté et suivre toutes les inscriptions en ligne demandées dans mon école depuis le menu Inscriptions en ligne du module Gestion de l’école, via un tableau de suivi général.

La vue affichée me permet de visualiser l’ensemble des élèves en attente de réponse concernant leur admission dans l’école, et par année scolaire (pour conserver un historique si nécessaire). Une zone de filtre me permet de filtrer mes demandes par statut / année / réinscription ou nouvelle inscription :

Je retrouve ensuite :

  • Nom : la concaténation du nom et du prénom de l’élève
  • Niveau : le niveau demandé pour l’élève
  • L’accès au formulaire d’inscription complété (un clic ouvre le pdf signé à la fin de la demande d’inscription)
  • La date de l’inscription
  • L’état de la demande d’inscription : l’inscription peut être enregistrée, en cours de traitement, rejetée, incomplète ou traitée, abandonnée.
  • Dossier administratif : la liste des pièces à signer, composant le dossier administratif de l’élève, avec à chaque fois la possibilité
    • de relancer la demande de signature sur les pièces
    • de télécharger le document signé
  • Commentaires : une zone de commentaires dédiée à l’établissement, non affichée aux parents
  • Un bouton final pour envoyer une relance générale ou supprimer définitivement une inscription

Je peux ajouter des filtres sur le suivi des inscriptions pour faciliter et trier mes demandes d’inscription.

Traiter les demandes d’inscription #

Pour traiter les demandes d’inscriptions, la direction de l’établissement peut tout simplement ouvrir le pdf généré par le questionnaire d’inscription et le consulter.

Elle peut également corriger, compléter la demande d’inscription via le bouton “Afficher”.

Chaque onglet correspond aux étapes du formulaire d’inscription. Chaque champ est modifiable à la volée (simple clic de la souris). A la fin de la modification, je clique sur enregistrer.

La zone de commentaires est aussi modifiable depuis cette page, et reste “privée”, c’est à dire limitée à l’école. Les parents ne la voient pas.

Accepter les demandes d’inscription #

Après analyse, entretien, et prise de commentaires, l’établissement va pouvoir accepter la demande.

Dans ce cas, après avoir cliquer sur “Demande acceptée”, l’acceptation se fait en deux étapes. La demande ne sera défénitivement acceptée qu’à la fin de ces deux étapes et non lors du clic “Demande acceptée”.

La première consiste à créer ou mettre à jour la fiche des responsables légaux :

L’attribut alt de cette image est vide, son nom de fichier est validation-inscription-etape-1-1024x672.png.

Pour cela, les informations des responsables légaux apparaissent à l’écran.

  • Si les parents existent déjà au sein de l’établissement, dans la ligne “Parents”, ils vous sont proposés. L’enfant sera donc automatiquement rattaché aux parents sélectionnés. Si nécessaire, le système va éventuellement mettre à jour le compte de la famille avec les nouvelles données saisies par les parents. Bien vérifier le nom des parents pour ne pas rattacher un enfant à une autre famille.
  • S’il s’agit d’une nouvelle famille, alors l’application ne vous propose pas de rattacher l’enfant à une fiche parents existante. Dans ce cas, après avoir cliqué sur puis après avoir vérifié la fiche élève sur , une nouvelle fiche parents sera créée sur l’année scolaire suivante.

La seconde étape consiste à créer ou mettre à jour la fiche de l’élève.

  • Si l’élève est déjà inscrit dans l’établissement sur l’année en cours : je prends particulièrement garde à ne pas créer de doublon, en liant bien l’élève à venir (année scolaire future) avec l’élève existant (année scolaire actuelle).
  • S’il s’agit d’un nouvel élève au sein d’une fratrie existante dans l’établissement, je ne prends pas en compte l’alerte et ne sélectionne pas d’enfant. Dans ce cas, lorsque je cliquerai sur , une nouvelle fiche élève sera créée au sein de la fratrie sur l’année scolaire à venir.
  • S’il s’agit d’une nouvelle famille, une nouvelle fiche enfant sera créé en meme temps que la nouvelle fiche famille lorsque je cliquerai sur .

Une fois l’inscription acceptée, les parents reçoivent une notification les informant que leur dossier est accepté : le mail envoyé automatiquement est à éditer depuis le menu Mails du système du menu Administration.

Dans ce mail, l’école informe également les parents de la procédure à suivre pour finaliser leur inscription, à savoir se connecter et remplir le dossier administratif.

Voici un exemple de mail :

Attention ! Pour que les nouveaux parents remplissent leur dossier administratif, il faut leur donner les accès en ligne.

Depuis le menu Inscription/réinscription, le dossier sera visible comme ceci :

En tant que Direction je peux donc suivre le remplissage en temps réel des dossiers.

Relancer les dossiers en retard #

Je peux relancer les pièces manquantes, soit individuellement (bouton bleu devant chaque pièce), soit en masse (bouton bleu en bout de ligne).

Je peux tout d’abord relancer les parents seulement à propos des pièces manquantes (celles sur lesquelles le bouton d’envoi est présent). La relance n’est pas personnalisable, aussi il est important que je la configure correctement depuis le menu Mails du système, sur la notification qui s’intitule “Formulaire Dossier incomplet”

Je peux également relancer les parents à propos de tout le dossier. Dans ce cas, l’action est plus poussée : au clic sur le bouton, une fenêtre s’ouvre, me présentant le message type qui va partir et que je peux personnaliser.

A voir aussi #

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