Comment créer une facture manuelle

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Comment créer une facture manuelle dans Ecole Futée : voici le guide !

En tant que Directeur d’école ou Comptable, je peux créer des factures dans l’application et les envoyer aux parents pour qu’ils réalisent le paiement. J’ai ainsi 3 manières différentes pour créer une facture dans Ecole Futée :

  • création d’une facture manuelle
  • création en masse des factures manuellement
  • création en masse de factures automatiquement (factures récurrentes)

Le système va permettre de générer manuellement des factures pour les familles selon des critères :

  • le catalogue d’articles
  • Les tranches de facturation
  • Les périodicités de facturation

Le paramétrage pour créer une facture #

Tout le paramétrage est expliqué dans l’article ”Comment paramétrer la facturation et le paiement dans Ecole Futée”. Depuis le menu Factures familles du module Factures et Comptabilité, je vais ainsi pouvoir visualiser la liste de toutes les factures et en créer manuellement des nouvelles.

La vue affichée me permet de visualiser l’ensemble des factures que j’ai le droit de visualiser. Les données affichées sur ce tableau sont :

  • Numéro de la facture : le numéro qui identifie la facture
  • Date : la date de création de la facture
  • Élève : l’élève pour lequel la facture est créée
  • Classe/Groupe : la classe de l’élève pour lequel la facture est créée
  • Total : le total de la facture
  • Remise : le total des remises éventuelles sur la facture
  • Payé : le total des paiements réalisés sur la facture
  • Acompte : le total des acomptes éventuels sur la facture
  • Solde : le solde à payer sur la facture
  • Etat de la facture : le statut de paiement de la facture
  • Action : 5 boutons d’actions permettant d’éditer, de supprimer, de payer, de visualiser la facture et de visualiser les paiements de la facture

École Futée est conforme à la Loi Anti-Fraude. Cela signifie qu’une facture éditée et payée (même partiellement) ne peut être modifiée ou supprimée.

Lorsque je visualise une facture en cliquant sur , je peux imprimer et payer la facture via les boutons en entête. Je retrouve également tous les détails de ma facture (numéro, date, état des paiements, liste des règlements associés, mentions légales).

Créer une facture manuellement #

Depuis le bouton , je peux ajouter une nouvelle facture pour un ou plusieurs élève(s). Il est d’ailleurs possible de générer des factures pour les élèves inscrits sur une autre année que l’année actuelle.

Le formulaire affiché me permet de saisir les informations de la facture puis en cliquant sur, de l’enregistrer. De même, depuis la vue, le bouton me permet de modifier une facture déjà créé (mais non payée même partiellement).

Libellé du champDescriptionRègleExempleObligatoire
AmbianceL’ambiance de l’élève pour lequel j’édite une factureliste déroulanteCPX
ÉlèveLe nom et prénom de l’élève pour lequel j’édite une factureliste déroulanteAugustin DURANDX
DateLa date de facturationdate01/01/2021X
Article(s)Le libellé des articlesliste déroulanteAvoirX
État de paiementle statut de paiement de la factureliste déroulanteNon payéX
Commentairele commentaire éventuel et interne (visible seulement par le directeur et le comptable) de la facturechamp texteN/A

Puis, en sélectionnant l’article dans la liste déroulante, je vais pouvoir construire dynamiquement ma facture en y ajoutant autant de lignes que je souhaite.

Par défaut, le montant inséré est celui paramétré pour le type de frais sélectionné, la tranche de facturation de l’élève et la fréquence de paiement de la famille de l’élève. Ces informations sont à paramétrer dans le référentiel des types de frais et dans la fiche de l’élève et de ses parents. J’ai également la possibilité d’ajouter un pourcentage de remise sur le prix initial. Si l’état de paiement de la facture est différent de “Non payé”, je peux directement insérer le montant payé pour le type de frais. Et comme nouveauté la possibilité d’ajouter un commentaire.

amélioration du catalogue articles

La création manuelle en masse de factures #

Il est très important de noter la possibilité de générer en masse des factures pour plusieurs élèves d’un même niveau ou d’un même groupe d’élèves. Pour cela, il faut simplement sélectionner le niveau et laisser “Tous les élèves” dans la liste déroulante “Élève” :

Ainsi, l’ensemble des parents d’élèves du niveau seront facturés des mêmes éléments. Un message de confirmation s’affiche :

La validation des factures #

Une fois la facture créée, il faut la valider. Une facture validée n’est ni modifiable, ni supprimable. Il faut passer par un avoir pour l’annuler.

Pour valider une facture, vous avez trois possibilités :

  • Soit en la validant lors de l’édition
  • Soit en la validant individuellement depuis le tableau général des factures
  • Soit en les validant en masse depuis ce même tableau

Dans tous les cas, lors de la validation de la facture, le système va automatiquement envoyer un mail aux parents de l’élève les invitant à visualiser et payer la facture.

Vous avez la possibilité de créer un avoir pour rembourser une facture:

Vous pouvez valider les avoirs ensuite:

En cas de non paiement ou de paiement partiel, vous pouvez relancer vos factures automatiquement

Pour lancer la facture en prélèvement SEPA, veuillez vous référer à l’article sur ce sujet en cliquant ici.

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