Direction d’école : bien préparer ma rentrée est un enjeu central, tant dans l’organisation que dans les outils. La rentrée de septembre se prépare dans École Futée dès le mois de décembre. Nous allons détailler dans cet article les différentes étapes à réaliser pour bien préparer la rentrée prochaine. 4 étapes sont nécessaires :
- Lancer les inscriptions et le dossier administratif
- Vérifier les affectations dans les classes
- Préparer la facturation
- Réaliser quelques paramétrages rapides dans la plateforme École Futée
Quand et comment lancer les préinscriptions ? #
Direction d’école : bien préparer ma rentrée dès le mois de novembre avec le paramétrage de votre formulaire d’inscription. Vous trouverez dans cet article le détail de cette fonctionnalité qui vous permettra d’envoyer aux parents déjà inscrits et aux nouveaux parents le lien pour préinscrire leurs enfants. Le parcours pour les parents est simple et fiable pour leur permettre d’une année sur l’autre de récupérer leurs données et d’aller encore plus vite dans le remplissage des formulaires d’inscription et de réinscription.
Pour le mode CFA, le processus est identique. Le candidat étudiant est simplement autonome dans le remplissage et la signature de sa demande de préinscription.
Vous avez également la possibilité de paramétrer et d’activer si vous le souhaitez des frais d’admission.
Comment bien personnaliser son dossier administratif ? #
Une fois la demande d’inscription reçue et validée, le parent (ou le candidat en mode CFA) est invité à remplir le dossier administratif. Chaque formulaire constituant le dossier administratif est à paramétrer et à activer. N’hésitez pas à dupliquer les formulaires de l’année dernière pour éviter de tout recréer.
Depuis le menu Gestion de l’école → Indicateurs et suivis, vous pouvez piloter très simplement cette phase très importante des inscriptions en vérifiant notamment la liste d’attente, les effectifs dans les niveaux et les classes, la gestion des fratries etc.
Comment vérifier la constitution de mes classes pour l’année prochaine ? #
Direction d’école : bien préparer ma rentrée passe aussi par la gestion de mes classes. Vous avez plusieurs manières d’affecter les élèves dans leur classe et de vérifier les effectifs :
- Lors de l’approbation d’une demande d’inscription, vous pouvez directement anticiper cette affectation en sélection dans le formulaire de validation la classe souhaitée de l’élève pour l’année prochaine.
- Depuis le menu Affectations en masse, vous aurez la visibilité par niveau des élèves du niveau (ou encore non affecté à un niveau) pour leur attribuer une classe.
- En changeant d’année depuis la barre du haut et en vous positionnant sur l’année prochaine, vous pourrez visualiser depuis le menu Élèves tous les inscrits. En modifiant leur fiche, vous pourrez alors simplement leur affecter une classe.
N’oubliez pas également que depuis le menu Indicateurs et suivis, vous avez la possibilité en temps réel de vérifier les effectifs en sélectionnant l’année prochaine dans les filtres.
Comment bien préparer ma facturation pour l’année prochaine ? #
Cet article détaille très précisément les étapes pour préparer la facturation et notamment les engagements financiers des familles. Vous pouvez bien sûr créer des factures d’acomptes pour la prochaine scolarité que vous pouvez encaisser. N’oubliez pas dans ce cas d’en tenir compte sur vos prochaines factures.
- Paramétrer vos articles
- Affecter les bonnes tranches de facturation et les modèles d’échéancier (en vous positionnant d’abord sur la bonne année pour ne pas perturber l’année en cours)
- Vérifier les engagements financiers des élèves
- Vérifier votre facturation automatique
Quelles sont les choses à faire pour anticiper ma rentrée ? #
Voici une liste non exhaustive des tâches à réaliser pour commencer l’année sereinement (en vous positionnant d’abord sur la bonne année pour ne pas perturber l’année en cours) :
- Préparer les emplois du temps
- Ajouter les vacances scolaires de l’année prochaine
- Ajouter les différents évènements déjà connus de l’année prochaine (le jour de rentrée par exemple)
- Vérifier l’affectation des enseignants aux bonnes classes
- Personnaliser vos périodes d’évaluation
- Ouvrir les inscriptions à la cantine et aux activités périscolaires
Pouvons-nous avoir de l’aide pour organiser la rentrée sur École Futée ? #
Bien sûr ! Nos équipes sont à votre disposition pour organiser avec vous la rentrée et faire avec vous le paramétrage de l’année prochaine. N’hésitez surtout pas. Une rentrée bien préparée et une rentrée réussie ! Le chat est à votre disposition tout comme l’adresse mail du support que vous connaissez.
