Quels documents et registres sont obligatoires dans une école privée ?

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Premièrement, dans toutes les écoles privées des registres/documents sont obligatoires. En particulier dans le domaine de l’hygiène et de la sécurité.

Registres ou documents obligatoires dans le domaine de l’hygiène et la sécurité

Le registre santé et sécurité au travail (registre hygiène et sécurité)
Le registre est précisé par la Circulaire n°33612FP du 8 août 2011 ; circulaire d’application du décret n°2011-774 du 28 juin 2011 et décret n°2011-774 du 28 juin 2011 modifiant le décret n°82-453. En outre, ce document est à la disposition de tous les personnels et usagers.
Chaque agent a la possibilité d’inscrire sur ce registre toutes les observations. Et également toutes les suggestions qu’il juge opportun de formuler dans le domaine de l’hygiène et de la sécurité.

Le registre d’hygiène et de sécurité doit être mis à la disposition des usagers, dans les services qui accueillent du public. Les usagers doivent être clairement informés de l’existence d’un tel registre.

Le registre de signalement d’un danger grave et imminent

Ce registre est précisé par la Circulaire n°33612FP du 8 août 2011 ; circulaire d’application du décret n°2011-774 du 28 juin 2011 et décret n°2011-774 du 28 juin 2011 modifiant le décret n°82-453.
En effet, si un agent a un motif raisonnable pense qu’une situation de travail présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé. Il doit le signaler immédiatement à l’autorité administrative ou à son représentant, qui le consigne sur ce document. Ceci s’applique également à toute défectuosité dans les systèmes de protection. C’est en d’autres termes “le droit de retrait”. Le danger en cause doit être grave et susceptible de produire un accident ou une maladie entraînant la mort ou paraissant devoir entraîner une incapacité permanente ou temporaire prolongée.

Le caractère imminent du danger implique la survenance d’un événement dans un avenir très proche voire immédiat.
En effet, il faut que tout avis figurant sur le registre soit daté et signé et comporte l’indication des postes de travail concernés , la nature du danger et de sa cause, du nom de la ou des personnes exposées, les mesures prises par le chef de service doivent être également consignées.

Le registre de sécurité

La circulaire n84-319 du 3 septembre 1984 portant sur les règles de sécurité dans les établissements scolaires et universitaires précise les caractéristiques du registre de sécurité qui doit « relater tous les événements ayant un rapport direct ou indirect avec la sécurité ». La Circulaire n°97-178 du 18 septembre 1997, « Surveillance et sécurité des élèves dans les écoles maternelles et élémentaires publiques », RLR 552-ob, BO n°34 du 2 octobre 1997 : « Le directeur tient le registre de sécurité, il organise les exercices d’évacuation. »

Dans les établissements recevant du public doit être tenu un registre de sécurité sur lequel sont reportés les renseignements indispensables à la bonne marche du service de sécurité et, en particulier :

  • l’état du personnel chargé du service d’incendie.
  • les diverses consignes, générales et particulières, établies en cas d’incendie.
  • les dates des divers contrôles et vérifications ainsi que les observations auxquelles ceux -ci ont donné lieu.
  • les dates des travaux d’aménagement et de transformation, leur nature, les noms du ou des entrepreneurs et, s’il y a lieu, de l’architecte ou du technicien chargés de surveiller les travaux. Renseigner toutes les adresses utiles (urgences, service du gaz, de l’électricité, des eaux, etc…) ;
  • les consignes générales et particulières établies en cas d’incendie, d’accident, d’évacuation (rôle des personnes) ains que le PPMS.
  • les procès-verbaux de visites des commissions de sécurité ;
  • les rapports des organismes de contrôle et de vérification périodiques (installations de gaz, appareils de cuisson, installations électriques…) ;
  • l’inventaire des moyens d’extinction ainsi que leurs vérifications
  • les dates des exercices d’évacuation, accompagnées d’une description succincte (présence des sapeurs-pompiers, conditions d’évacuation, temps, observations éventuelles…).

Le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels : DUERP

Le décret n°2001-1016 du 05 novembre 2001 précise que l’évaluation des risques doit être consignée sur un registre. Le Document Unique, doit être réalisé à minima chaque année, ainsi qu’à chaque modification ayant une
incidence en terme d’hygiène et de sécurité. La circulaire DRT n°6 du 18 avril 2002 donne de nouvelles précisions : L’évaluation des risques doit être réalisé de manière participative. Elle doit déboucher sur un plan d’action. Et enfin, le Document Unique doit décrire le processus d’évaluation et d’établissement du plan d’action (guide pratique déc. 2007).

Le Plan Particulier de Mise en Sûreté (PPMS)

L’objectif du Plan Particulier de Mise en Sûreté (PPMS) est de mettre en place une organisation interne à l’établissement scolaire permettant d’assurer la sécurité des élèves et des personnels en attendant l’arrivée des
secours. Son élaboration est de la responsabilité du directeur d’écoles. Il est transmis au maire de la commune et par voie hiérarchique à l’IA-DASEN.

  • B.O du 13 avril 2017 : « Instruction relative au renforcement des mesures de sécurité et de gestion de crise applicables dans les écoles et les établissements scolaires »
  • Circulaire N°2015-205 du 25/11/2015 : « Plan particulier de mise en sûreté face aux risques majeurs ».
  • BO n° 45 du 12/12/1996 : présentation du plan SESAM (Plan d’Organisation des Secours da ns un établissement)
  • Circulaire n°90–269 du 09/10/1990 (BO n°42 du 15/11/1990) et plaquette d’accompagnement.

Le plan d’évacuation de l’école

Trois exercices pratiques d’évacuation doivent avoir lieu au cours de l’année scolaire ; le premier exercice doit se dérouler durant le mois qui suit la rentrée. Ces exercices ont pour objectif d’entraîner les élèves et le personnel sur la conduite à tenir en cas d’incendie.
Pour cela ils doivent être représentatifs d’une situation réaliste préparée à l’avance et être l’occasion d’une information des élèves et du personnel. Les conditions de leur déroulement et le temps d’évacuation doivent être
consignés sur le registre de sécurité.

Le dossier technique amiante

Le directeur est tenu de demander à la collectivité territoriale propriétaire des bâtiments, le dossier technique «amiante » (DTA). Le dossier technique « amiante » comporte la localisation précise des matériaux et produits qui pourront donner lieu à une signalisation spécifique, l’état de conservation de ces matériaux et particulièrement des
flocages, calorifugeages et faux plafonds, les travaux de retrait ou de confinement et les mesures conservatoires mises en œuvre, les consignes générales de sécurité à l’égard de ces matériaux et produits, notamment les
procédures d’intervention, y compris les procédures de gestion et d’élimination des déchets. Le directeur doit informer la collectivité territoriale propriétaire des bâtiments. En cas de toute présence de matériaux amiantés non répertoriés dans le dossier technique « amiante ».

Les aires de jeux

Le Décret n° 94-699 du 10.8.1994 fixe les exigences relatives aux équipements d’aires collectives de jeu. Le Décret n° 96-1136 du 18.12.1996 fixe les prescriptions de sécurité relatives aux aires collectives de jeux.
L’exploitant ou le gestionnaire de l’aire collective de jeux tient à disposition des agents chargés du contrôle un dossier. Le dossier comprend les références des jeux et les coordonnées du fournisseur.
Le nom, ou la raison sociale, et l’adresse de l’exploitant ou du gestionnaire de l’aire de jeux doivent être affichés de façon visible, lisible et indélébile à chaque entrée de l’aire collective de jeux, ou à proximité de chaque équipement ou sur chaque équipement.

La sécurité liée aux équipements sportifs

Le décret n° 96-495 du 4 juin 1996 est venu fixer les exigences de sécurité auxquelles doivent répondre les cages de football, de handball et les buts de basket-ball destinés à être utilisés en plein air ou en salle ouverte à des fins
d’activité sportive ou de jeu, à l’exception toutefois des équipements de taille réduite destinés aux petits enfants.
Sont donc concernés les équipements installés dans les gymnases, sur les terrains de sport, dans les cours des établissements scolaires et dans tous les lieux publics.
Ce décret est intervenu dans un contexte plus général de sécurité, inspiré par les dispositions du Code de la consommation (article 221-1) qui imposent une exigence générale de sécurité pour tous les produits et services concernant à la fois les constructeurs, les importateurs et les propriétaires.

Le registre des élèves inscrits (ancien registre matricule)

La circulaire n°91-1124 du 6 juin 1991, BO spécial n°9 du 3 octobre 1991 : « Le directeur d’école est responsable de la tenue du registre des élèves inscrits. Il veille à l’exactitude et à l’actualisation des renseignements qui figurent sur ce document. » Le registre des élèves inscrits (ancien registre matricule) en version papier est un document administratif obligatoire (circulaire 94-190 du 29 juin 1994). Il doit être conservé durant 50 ans. (cf BO n°24 du 16 juin 2005). Le directeur peut cependant éditer dans Onde les feuilles pour constituer ce registre.

Le registre « constitue à la fois une mémoire et un outil de gestion. Il permet aux autorités hiérarchiques de procéder aisément à des contrôles périodiques sur les effectifs. Il doit donc être fiable et régulièrement tenu à jour par la directrice ou le directeur d’école.».
En effet, la circulaire attire l’attention sur les conditions d’inscription d’un élève à l’école, la radiation d’un élève. La tenue de la fiche annuelle des effectifs et rappelle que « l’inscription des élèves doit faire l’objet d’un suivi
et d’un contrôle réguliers et précis. C’est la responsabilité conjointe des directeurs d’école, des inspecteurs de l’éducation nationale chargés de circonscription d’enseignement primaire et des inspecteurs d’académie, directeurs des services départementaux de l’éducation nationale ».

La fiche annuelle des effectifs

La circulaire n°91-220 du 30 juillet 1991 en décrit l’usage : « La fiche annuelle [des effectifs] est tenue à jour régulièrement, le point étant fait en début d’année scolaire et, en outre, selon la périodicité et les modalités fixées par l’Inspecteur d’académie, directeur des services départementaux de l’Education nationale. Au fur et à mesure des
inscriptions et des radiations réalisées, le Directeur ou la Directrice d’école actualise les rubriques de la fiche annuelle.

La Directrice ou le Directeur d’école déclare au Maire, dans les huit jours qui suivent la rentrée des classes, les enfants qui fréquentent l’établissement et, à la fin de chaque mois, les inscriptions et radiations intervenues. La fiche annuelle des effectifs permet de fournir commodément ces informations. »

Le registre des délibérations du conseil d’école

Le décret n°90-788 du 6 septembre 1990, BO spécial n°9 du 3 octobre 1991 précise dans les articles 17 à 20 le fonctionnement du conseil d’école pour lequel chaque réunion donne lieu à « un procès-verbal, consigné dans un registre spécial conservé à l’école.
Le procès-verbal en deux exemplaires va être transmis à l’inspecteur de l’éducation nationale qui est chargé de la circonscription d’enseignement du premier degré et un exemplaire sera adressé au maire. Un exemplaire du procès-verbal est affiché en un lieu accessible aux parents d’élèves.
Si la prise de notes, au cours de la même réunion, peut être confiée à un enseignant ou un parent, le compte rendu est rédigé sous la responsabilité du directeur de l’école. Il est d’usage (mais non obligatoire) d’en communiquer une première épreuve aux représentants des parents d’élèves afin d’y apporter d’éventuelles modifications.

Le registre des délibérations des conseils des maîtres

Le même décret que précédemment indique aussi dans son article 14 que les réunions du conseil des maîtres de l’école font l’objet de « relevés de conclusions qui sont consignés dans un registre spécial conservé à l’école. Une copie de ces relevés est adressée à l’inspecteur de l’éducation nationale chargé de la circonscription d’enseignement du premier degré. » Il doit servir de mémoire au groupe d’enseignants et faire état de leurs réflexions et projets pédagogiques. Ce compte rendu sera rédigé par un enseignant (à tour de rôle, par exemple), mais il devra être signé par le directeur. Il n’y a pas de règles précises pour la tenue de ce registre qui sera, dans la plupart des cas, un cahier dans lequel on collera un exemplaire du compte rendu.

Le cahier de comptabilité de la coopérative scolaire

Les coopératives scolaires fonctionnent, d’un point de vue juridique, comme des associations et sont donc régies selon les lois en vigueur ; la circulaire du 10 février 1948.
Y figurent tous les comptes de la coopérative : il est régulièrement visé des assesseurs. Même si le directeur n’est pas le mandataire adulte de la coopérative scolaire, il doit, en particulier lors d’une inspection, présenter le cahier de comptabilité de la coopérative de l’école.
Si un compte est ouvert, il doit l’être au nom d’une association Loi 1901 ou d’une coopérative scolaire. C’est valable aussi pour les écoles privées.

Le règlement intérieur

Le règlement intérieur a pour but de fixer les règles de vie communes conformes aux directives du règlement type départemental.

Les registres d’appel ou de présence

L’Article R131-5 du Code de l’Education et Décret n°66-104 du 18 février 1966, RLR 503-1, BO n°9 du 3 mars 1966 rectif. BO n°18 du 5 mai 1966.
Tenu par chacun des maîtres des classes (il y a un cahier d’appel par classe), le registre d’appel a pour but de veiller au suivi de l’assiduité des élèves, les directeurs étant chargés à la fin de chaque mois, de signaler à l’inspecteur d’académie, directeur des services départementaux de l’éducation nationale, les élèves dont l’assiduité est irrégulière, « c’est-à-dire ayant manqué la classe sans motif légitime ni excuses valables au moins quatre demi-journées dans le mois. ». Les accidents doivent y figurer.

L’école doit garder ces cahiers un an ou deux s’il y a eu litige sur un accident.

Les registres d’inventaire

Ce registre concerne le matériel acquis par la commune ou l’école, est à la fois un outil administratif et pédagogique. On comprend aisément l’intérêt pour un collègue nouvellement arrivé – et pour les autres – de pouvoir connaître rapidement l’état des lieux
du matériel disponible et son affectation. Il n’y a pas de modèle type mais on peut estimer que doivent apparaître la date de l’achat ou de la livraison, le descriptif succinct du matériel et son affectation, commune ou dans une classe. En effet, le catalogue de la bibliothèque peut être joint.
On en trouve l’origine dans un arrêté organique du 18 janvier 1887, art. 23, RLR 500 -1 : « registre à la charge de la commune » ; elle est reprise dans l’instruction du 15 janvier 1927, art. 60, RLR 514-0 :

  • Tout le mobilier de l’école est enregistré dans le registre d’inventaire du mobilier
  • En effet pour le registre d’inventaire du matériel d’enseignement : tout matériel acheté par l’école (sauf les «consommables » : cahiers, papier, craies, etc.) est noté dans ce registre (livres scolaires; livres de bibliothèque;
    matériel pédagogique : diapositives, disques, cassettes audio ou vidéo, etc.) ; matériel audiovisuel : projecteur, magnétophone, magnétoscope, télévision, etc. (penser à noter les numéros de série, en cas de vol) ; matériel informatique.
  • Il est important de différencier (en utilisant, par exemple, deux registres différents) le matériel acheté sur crédits communaux du matériel acheté par la coopérative scolaire

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