Facture électronique dans les écoles : une réforme qui ne s’applique pas

Dans cet article, vous allez découvrir ce qui va se produire concernant la facture électronique. mais pas de panique : cette réforme ne s’applique pas dans les écoles (sauf celles qui réalisent des opérations assujetties à TVA).

Facture électronique : quelles écoles concernées

La facturation électronique concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services entre des entreprises établies en France, si elles sont assujetties à la TVA et qu’elles concernent le territoire national. Ce type de transactions s’appelle transactions « business to business » (ou B2B).

En revanche, les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA en application des dispositions des articles 261 à 261 E du code général des impôts, dispensées de facturation ne sont pas soumises à cette obligation. Il s’agit notamment des prestations d’enseignement et de formation (article 261, 4, 4°).

Facture électronique : le calendrier de la réforme

Au 1er juillet 2024 les entreprises de toutes tailles et assujetties à TVA devront être en mesure d’émettre et d’accepter des factures électroniques. En effet, l‘émission deviendra obligatoire en fonction d’un calendrier échelonné selon la taille de l’entreprise, entre juillet 2024 pour les plus grandes entreprises, et janvier 2026, pour les TPE et PME.

Les entreprises pourront soit passer par des plateformes privées, soit passer par la plateforme publique, soit utiliser les deux. 

En outre, l’administration fiscale recevra automatiquement les données de facturation.

Le premier objectif de cette réforme est de réduire la fraude à la TVA.

Facture électronique dans les écoles : distinguer E-invoicing, E-reception et E-reporting

On distingue en réalité trois processus dans la facture électronique :

  • E-invoicing : le fait d’émettre, de produire une facture électronique
  • E-réception : le fait de recevoir une facture électronique
  • E-reporting : le fait de transmettre des données de transaction à l’administration

Le timing

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique. Puis, la loi de finances pour 2020 a introduit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, établies en France. Afin de garantir son bon fonctionnement, le dispositif se déploiera progressivement entre 2024 et 2026. Le déploiement tiendra compte de la taille des entreprises.

Les obligations de facturation électronique s’échelonnent ainsi :

  • à compter du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis,
  • à compter du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises,
  • à compter du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire,
  • à compter du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.

La Facture électronique dans les écoles ne suit donc pas ce calendrier, puisque les établissements ne sont pas assujettis à la TVA (sauf facturation d’activités périscolaires aux élèves non scolarisés au delà d’un certain plafond).

Les avantages de cette dématérialisation

Les entreprises devraient profiter des nombreux avantages de cette digitalisation car :

  • La facture électronique permet de gagner en efficacité, en traçabilité et en rapidité.
  • Elle permet de générer des factures très rapidement
  • Le coût beaucoup plus faible.
  • Le délai de réception et de paiement est plus court
  • Il y a moins de tâches administratives nécessaires
  • L’envoi est gratuit, l’économie de papier et d’espace physique pour archiver les factures est évidente
  • Les erreurs de saisie par des intermédiaires disparaissent et le suivi de transmission est transparent 
  • Vous avez la possibilité d’enregistrer les paiements automatiquement en associant le logiciel comptable et bancaire avec celui de facturation.

La dématérialisation des factures permettrait d’économiser entre 50 à 75 % des coûts du traitement « papier », pour un total estimé à « au moins 4,5 milliards d’euros »,

Quel est le format d’une facture électronique ?

Les entreprises pourront librement choisir de recourir à divers formats. Le plus connu est « FacturX ». Le factures sous ce format sont simplement en PDF mais contiennent aussi un maximum d’informations structurées, laissant ainsi les destinataires libres d’utiliser les données structurées présentes.

Ce nouveau format standardisé aux normes européennes, se compose d’un fichier PDF lisible pour les utilisateurs et de données attachées en XML pour automatiser les traitements.

C’est le Comité Européen de la Normalisation (CEN) qui fixe le format, en lien avec le Forum National de la Facture Electronique (FNFE).

Comment vais-je recevoir les factures de mes fournisseurs ?

Pas de stress ! Les factures de vos fournisseurs vous parviendront sous format PDF, et sous forme électronique par le biais d’une plateforme. Cette plateforme peut être la même que votre fournisseur, une plateforme distincte ou le portail public de facturation. Toute entreprise est libre de choisir la ou les plateforme(s) de dématérialisation de son choix.

En tant qu’école, vous pouvez demander à votre fournisseur de continuer à vous adresser les factures par email en PDF simple.

Faire des factures conformes à la loi

Même sans faire de Facture électronique dans les écoles, vous devez respecter les mentions légales et les règles de gestion. Depuis le 1er janvier 2018, la loi impose un certain nombre d’obligations dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA. L’article 286-I-3 bis du Code général des impôts (CGI) prévoit l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse répondant à 4 conditions : inaliénabilité, sécurisation, conservation et d’archivage des données. 

Les quatre conditions édictées remplies permettent d’obtenir une certification ou une attestation de la part de l’éditeur de la solution.

La suppression de Word et Excel

Les éditeurs de traitement de texte et de tableurs ne remplissent pas les conditions requises. Il convient donc d’abandonner définitivement l’idée d’une facture établie sous Excel ou sous Word à cause

  • Une fiabilité incertaine, 
  • L’absence de traçabilité des modifications réalisées, 
  • Aucune clôture des opérations, 
  • Absence de vérification de l’archivage des données. 

La plus part des petites entreprises commencent leur activité sans logiciel de facturation. Ainsi, elles réalisent leurs factures avec un simple tableur ou un traitement de texte, en recopiant le document précédent. Cela conduit souvent à des erreurs.

En utilisant ces logiciels vous risquez plus de problèmes fiscaux. En outre, établir des factures médiocres sur Excel a une image désastreuse pour votre école et donne une image non sérieuse, d’amateurisme, difficile à rattraper.

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