Ecole Futée vous aide dans la gestion des prélèvements SEPA. Le mandat de prélèvement SEPA est le document par lequel le parent donne son accord de prélèvement à l’école pour des factures. Une fois que l’école a reçu le mandat, elle peut demander à sa banque de mettre en place le prélèvement.
Paramétrer les dates de prélèvement #
En tant que Directeur, je peux paramétrer mes dates de paiements depuis le menu “Paramètres de paiement” du module “Administration”.
En cliquant sur l’onglet Prélèvement, je peux cocher ou décocher des dates de prélèvement
Ensuite, je clique sur 
pour valider la saisie.
Saisir les dates de prélèvement #
Je peux renseigner une date de prélèvement depuis l’onglet profil de la fiche parent accessible depuis le menu « Parents » du module « Gestion de l’école ».
Ou le faire en masse depuis le menu “Tranches de facturation” du module “Administration”, en cliquant sur Paramètres de facturation des parents.
Attention ! On peut affecter une seule date de prélèvement par parent !
Afficher les dates de prélèvement #
Cette date peut être visualisée depuis la liste des factures
Cette date est aussi utile pour filtrer les factures impayées par jour de prélèvement
Ajouter un mandat SEPA #
Pour ajouter un mandat SEPA supplémentaire, je clique sur le bouton suivant « nouveau mandat sepa ».
Je remplis les informations obligatoires concernant le nouveau mandat SEPA.
Lancer les prélèvements SEPA #
En tant que Directeur, je peux lancer mon prélèvement SEPA depuis la vue des factures impayées.
Il me suffit de sélectionner toutes les factures filtrées en cochant la case “Toutes” et de lancer le prélèvement en masse en cliquant sur “Générer le prélèvement de la sélection”.
Déposer mon prélèvement en banque #
Je peux alors visualiser ma remise en banque (c’est à dire l’ensemble des lots de factures en attente de prélèvement). Pour cela, je vais dans le menu Sepa du module Facturation/Comptabilité puis je clique sur 
ce qui va lister tous les lots en attente de prélèvement.
Les données affichées de cette vue sont :
- Factures concernées : le(s) numéro(s) de(s) facture(s) concernées par le lot de prélèvement
- Date de prélèvement
- Montant : La somme des montants de(s) facture(s) concernée(s) dans le lot
- Déjà téléchargé
- Action : les 2 boutons de téléchargements qui me permettent de télécharger soit en fichier XML soit en fichier Excel.
Une fois que les factures sont passées dans le prélèvement SEPA « en attente », les factures liées passent au statut de « payé ».
Gérer les prélèvements SEPA rejetés #
Si un prélèvement SEPA est rejeté par la banque, il est possible que l’IBAN (ou BIC) du parent soit erroné. Dans ce cas, la démarche à suivre est la suivante :
- Les parents suppriment leur mandat SEPA puis en remplissent un nouveau.
- L’école annule les paiements liés à la facture rejetée. Les factures sont en effet automatiquement passées en état « PAYEE » lors du téléchargement du XML.
Depuis le menu « Factures élèves », il faut visualiser les paiements associés à la facture rejetée en cliquant sur 
.
A la prochaine échéance de création de prélèvements par mandat SEPA, la facture impayée sera automatiquement représentée à votre banque.
